X2 Hiệu suất brainstorm với công cụ Figma

Có thể bạn đã biết, giờ đây Figma là bạn thân/vũ khí của mọi nhà (đặc biệt là khả năng tương tác giữa team design và coder dần dễ dàng hơn). Chỉ cần lên Google lợi ích của việc brainstorm với Figma bạn sẽ thấy, tôi thích Figma ở yếu tố như tương tác, sự dễ dàng thao tác giữ các team đang lạc trôi ở một nơi xa.

Trong bài này, tôi sẽ nói chủ yếu về tổ chức các buổi “động não” của team mình, và cũng như các bạn đã nhìn thấy trên tiêu đề, chúng tôi sẽ nói về một công cụ mà team đang ứng dụng trong hầu hết các dự án đó chính là Figma.

Bài viết liên quan:

• Xây dựng một đội ngũ thiết kế và lập trình trong tổ chức với công cụ Figma làm trung tâm
• Hướng dẫn Figma – series video đi sâu vào thực tiễn
• Tutorial: Sử dụng Smart Animate trong Figma

Hiện nay, Figma là một trong những công cụ làm việc nhóm nổi bật nhất, đặc biệt đối với đội ngũ designer và coder

1. “Bão não” – Brainstorm là gì?

Đối với bất kỳ ai làm việc trong ngành sáng tạo hay các công việc liên quan đến quản lý thì hẳn brainstorm là quá trình không còn xa lạ gì. Trong tiếng Việt chính chuyên thì nó được gọi là động não. 

Khi các hoạt động “bão não” diễn ra, mọi thành viên trong nhóm sẽ “vặn dây cót” lên để cho ra thật nhiều các ý tưởng mới. Các ý tưởng đó có thể là tự nghĩ ra, hoặc là ý tưởng phái sinh từ một ý tưởng nào đó đã có trước. 

Sau khi đã có một bảng các gạch đầu dòng, bản đồ, sơ đồ tư duy thì cả nhóm sẽ bước vào quá trình thảo luận, phản biện, đánh giá để loại trừ và giữ tại những ý tưởng có giá trị cho dự án. Tuy nhiên cũng không xóa hẳn các ý tưởng còn lại mà chỉ tạm cất vào một góc (vì đâu ai biết chuyện gì sẽ xảy ra, biết đâu một ý tưởng nào đó đã bị gạt ra sẽ thành cứu cánh cho cả team!).

1.1. Tại sao ai cũng sẽ cần có lúc phải “động não”

Bạn có từng rơi vào tình trạng muốn giải quyết một vấn đề nào đó mà lại không biết bắt đầu từ đâu, sếp giao cho thiết kế một cái poster nhưng bạn lại bí ý tưởng, hay đang viết bài mà thông tin bị sắp xếp lộn xộn khó hiểu dẫn đến không viết được gì? 

Đó là lý do vì sao “bão não” ra đời, cho dù bạn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm. Lợi ích của phương pháp brainstorm đến đây thì hẳn mọi người cũng hiểu sương sương như:

• Đa dạng ý tưởng;
• Giải phóng bộ não, cho ý tưởng bay cao bay xa (trước khi hạ cánh);
• Nuôi dưỡng chất xám (hay gọi vui là bảo toàn ý tưởng, giúp não bộ có thêm thức ăn để đi từ ý tưởng này qua ý tưởng khác);
• Giúp mỗi người tự xem xét, phân tích kỹ vấn đề.

Từ mấy gạch đầu dòng ngắn ngắn đó thôi mà “bão não” giúp cả team có thể phá vỡ các bức tường bế tắc trong một vấn đề nào đó và chốt hạ với những ý tưởng đột phá.

Brainstorm chính là cách để dân làm sáng tạo được bảo toàn ý tưởng

Các lĩnh vực thường dùng đến hoạt động này có thể kể đến là dân creative (làm trong nhóm ngành quảng cáo, viết, thiết kế); nhóm làm về xây dựng quy trình (quy trình khách hàng, quy trình giải quyết vấn đề); quản trị, xây dựng doanh nghiệp, đội ngũ;…

Trong đó, nhóm ngành thiết kế và sáng tạo nội dung chính là nhóm ngành ăn ngủ với brainstorm nhiều nhất. 

1.2. Các kỹ thuật “động não” hiệu quả cho dân Creative

Cách brainstorm ra nhiều ý tưởng nặng cân, làm thế nào để có những ý tưởng chất lượng tốt? Điều tiên quyết đầu tiên chính là các thành viên trong nhóm phải tham gia với tinh thần cởi mở để chia sẻ. Sự phán xét, chỉ trích từ đầu sẽ khiến cuộc brainstorm đi vào ngõ cụt.

Bên cạnh việc phán xét, hoạt động này còn có những quy tắc nào?

• Viết xuống tất cả mọi ý tưởng;
• Không sa đà, suy nghĩ đến việc thực thi; 
• Cho mỗi người được viết ngay ý tưởng của mình xuống thay vì chờ đến lượt trình bày (biết đâu quên, biết đâu mất hứng không muốn nói nữa);
• Cung cấp đủ input, bối cảnh, yêu cầu trước khi diễn ra;
• Loại bỏ các yếu tố gây nhiễu;
• Người dẫn phải linh hoạt, khéo léo để dẫn dắt cuộc hội thoại đi có mục đích.

Các kỹ thuật brainstorm hiệu quả, dành cho cả nhóm trưởng và thành viên:

• Đặt ra các câu hỏi cụ thể cho vấn đề cần được giải quyết;
• Khi bí, hãy đặt các câu hỏi lật ngược lại vấn đề (Nếu không…thì sao?)
• Storyboarding, nhập vai khách hàng (hoặc khách hàng của khách hàng) để đối cách tiếp cận vấn đề, viết nên câu chuyện;
• Mind mapping giúp các ý tưởng đi theo hệ thống;
• Group sketching – kích hoạt ý tưởng với các hình ảnh. Khá hữu ích với các team thiết kế và đôi khi tiện thể thì có thể làm luôn moodboard từ đây;
• Brainwriting – cho mọi người tự viết xuống các ý tưởng của mình trước khi bỏ vào bảng chung. Đây là kỹ thuật tôi khá thích vì mọi người có thể trình bày suy nghĩ của mình mà không phải nói ra (vì không phải ai trong team cũng thích nói). Trong trường hợp này, brainstorm với công cụ Figma là cực-kỳ-hiệu-quả!

Tổ chức một buổi brainstorm cần một leader biết cách “quản trò” cho cả team

Để buổi brainstorm đại thắng, bạn nắm bắt tâm lý của team khi “động não”. Đầu tiên là hiểu team nhà: ai thích nói, ai không thích nói, ai dễ bàn ra và ai hay đưa ý tưởng bay xa. Điều này giúp team leader (đồng thời là người “quản trò”) điều hướng buổi brainstorm mượt mà hơn. 

• Thống nhất giờ nào việc đó: giờ brainstorm thì tắt hết điện thoại, thông báo đồng nghĩa với việc các thành viên cần tập trung công suất 100%.
• Tiếp tục là giờ nào việc đó: giờ brainstorm thì không bàn ra, thảo luận, phản biện.
• Tôi thường để team giải trí 15 – 20 phút cho đầu óc, tinh thần và tâm lý thoải mái để bước vào buổi brainstorm.
• Cố gắng giới hạn thời gian buổi brainstorm vì hoạt động này rất tiêu hao trí lực.

Và rất nhiều thao tác khác để đưa buổi “bão não” thành công đi đến phiên thảo luận, phản biện. Tuy nhiên, nếu ai cũng đuối thì sao? Hãy hẹn mọi người quay lại sau 30 phút hay 3 tiếng hoặc 1 ngày chẳng hạn!

2. Các bước brainstorm trong figma X2 hiệu quả làm việc

Ở phần này, tôi sẽ chia sẻ với các bạn những thao tác cơ bản hay cách brainstorm trong figma của team tôi.

2.1. Chuẩn bị và lên kế hoạch

Việc chuẩn bị kế hoạch trước brainstorm của tôi sẽ gói gọn trong các công chuyện như: làm rõ vấn đề cần giải quyết, cụ thể một bộ câu hỏi để dành (để kéo team về khi lạc đề bí hướng), quy hoạch các team và chọn ra nhân sự 6 – 7 người để brainstorm (tôi thường bóc team leader và người thực thi chính của mỗi team để tham gia).

Có nên nói trước đề tài cho mọi người chuẩn bị hay không? Tùy thuộc vào thói quen team nhà, mục đích của mỗi người. Nếu dự án gấp, đề tài lạ và khó, tôi sẽ cung cấp bối cảnh hoặc keyword đề tài trước cho team nghiên cứu. Nếu chủ đề dễ hơn, tôi thường không thông báo trước  khi vào brainstorm trong figma để đến lúc đó, mọi thứ sẽ thật fresh!

Sắp xếp, quản lý công việc và thảo luận hiệu quả với Figma

2.2. Giới thiệu và quản lý kỳ vọng

Giới thiệu và quản lý kỳ vọng. Đây là bước đầu tiên cần làm khi tổ chức brainstorm. Các thông tin chung mà tôi sẽ giới thiệu với cả team sẽ là: tổng quan về dự án, khách hàng (thương hiệu, các campaign trước, định hướng), cho cả team biết là khách muốn gì cho dự án này,… và deadline dự án (tất nhiên!).

Quản lý kỳ vọng là làm gì? Là cho team nắm được output dự kiến của buổi brainstorm ngày hôm nay, một số các quy tắc khi brainstorm như tôi đã giới thiệu ở trên, và một số câu hỏi “break the ice” để mọi người thả lỏng và thoải mái trước khi làm việc.

Thường thì tôi sẽ tạo bảng trắng với “FigJam” và thêm cả team vào, trong đó có các thông tin cần nắm (tuy nhiên tôi sẽ phổ biến bằng lời thay vì để cho mọi người đọc).

2.3. Tạo ý tưởng

Tạo ý tưởng sẽ bắt đầu với những câu hỏi mồi từ tôi – người quản trò “brainstorm”. Trong quá trình này, hãy luôn khuyến khích team cho ra các ý tưởng điên điên lạ lạ (nhưng đừng lạc đề). 

Tùy theo vấn đề và diễn tiến trò chuyện mà tôi sẽ chọn phương pháp brainstorm cụ thể trên FigJam như mindmap hay brainwriting hay kiểu bậc thang. Rồi cho mỗi cá nhân 5 phút để viết ở phần của mình trước khi mang ý tưởng vào bảng bảng brainstorm. 

Khi dịch bệnh còn phức tạp thì FigJam chính là cái neo cứu cánh vì nó có mọi thứ tôi cần để brainstorm: gọi trực tiếp cả team trên Figma, thuyết trình, để cả team cùng thao tác trên 1 slide và tôi có thể truy cập Figma trên hầu hết các thiết bị nào. 

2.4. Chia sẻ thao tác và kết quả lên Figma

Đây là bước cả team đưa các ý tưởng về một mối ở bảng trắng. Ở thao tác này, người quản trò cần giữ cho các ý tưởng được gọn gàng, theo các trường cụ thể để việc thảo luận, lựa chọn diễn ra dễ dàng hơn. Bước này cũng là bước dễ xảy ra các luồng ý kiến trái chiều, tuy nhiên, như ở trên tôi đã nói: “giờ nào việc đó”, brainstorm thì cần phải tập trung (và vui). 

Và cách chúng tôi có thể làm được moodboard cho team design, content thì có ý tưởng triển khai bài, họp một buổi, cả nhà vui. 

2.5. Follow-up quá trình và kết quả brainstorm của team trong Figma

Phiên thảo luận, đánh giá thường sẽ được tổ chức vào một buổi khác, khoảng sau 1 – 2 ngày để team có thể tự ngâm cứu các ý tưởng, mắc xích đã có sẵn.

Trong lúc ngẫm nghĩ sau buổi brainstorm, bất kỳ các ý tưởng nào hiện ra cũng được khuyến khích thêm vào bảng trắng. Cho đến trước cuộc họp, mỗi team hoặc cá nhân đều có các ý tưởng chủ chốt và những lý do để thuyết phục các team còn lại để chọn giữ lại ý tưởng này.

Với cương vị là quản trò brainstorm, hẳn không thể thiếu phần theo dõi quá trình của cả team. Hành động này sẽ giúp tôi nắm bắt tính cách, tư duy hay điểm mạnh, yếu của bạn nhân sự. Thỉnh thoảng nhắc với mọi người về kỳ vọng kết quả brainstorm cũng như timeline dự án để cập nhật các vấn đề trên. 

3. X2 hiệu quả brainstorm với Figma

Figma không ngừng update các tính năng từ chuyên môn đến vui vui như thế này để nó không chỉ là nơi làm việc buồn tẻ

Figma có thể tạm gọi là một cuộc cách mạng cho để brainstorm, làm việc nhóm cho các đội ngũ creative gồm nhiều bộ phận cần làm việc chung với nhau. Bên cạnh các tính năng phục vụ cho việc collaboration, giúp designer và coder làm việc mượt mà hơn hầu hết các ứng dụng khác hiện đang có trên thị trường. 

Bạn muốn xây dựng một đội ngũ làm việc trơn tru như Telos? Tham khảo ngay ‘Khóa học thiết kế giao diện với Figma cho đội ngũ UI/UX’ tại: https://bit.ly/khoa-hoc-figma-uiux